Персональные данные в школе

Использование персональных данных обучающихся на сегодняшний день является одним из источников конфликтов между школой и родителями. О том, что необходимо знать как директору школы, так и родителям, чтобы этих конфликтов избежать .

Как известно, персональные данные детей необходимы не только непосредственно для образовательного процесса. Участие в олимпиаде и конкурсе, школьные поездки — все эти мероприятия сопровождаются получением сведений о детях. Зачастую недопонимание между родителями и школьной администрацией возникает из-за недостаточно верного толкования действующего законодательства.

Большинство опасений родителей по поводу персональных данных их детей, возможности их разглашения или передачи третьим лицам являются надуманными. Российское законодательство достаточно подробно регламентирует порядок сбора, обработки и передачи персональных данных. Наконец, добросовестность школы при использовании персональных данных детей обеспечивается наличием механизмов ответственности за нарушение требований законодательства.

Персональные данные и принципы их обработки

Порядок сбора, обработки и передачи персональных данных регламентирован Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и постановлениями Правительства Российской Федерации, детализирующими положения закона.

В соответствии с законом персональными данными является любая информация, относящаяся прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Таким образом, к персональным данным относится любая информация, связанная с конкретным человеком.

Под «обработкой персональных данных» понимаются любые действия с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, а также уничтожение персональных данных.

Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе. Данный принцип требует от школы полного соблюдения законодательства при использовании персональных данных и равное отношение ко всем лицам, передающим такую информацию.

Действия школы по использованию персональных данных ограничиваются конкретными и законными целями. В случае образовательной деятельности такие цели продиктованы особым статусом образовательной организации — школы. Это значит, что персональные данные обучающихся могут быть использованы исключительно в некоммерческих целых и для реализации образовательной программы.

Еще одно важное условие — содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Школа вправе запрашивать объем персональных данных, необходимый для реализации образовательной программы. Родители вправе не передавать данные, которые являются избыточными (например, информация об уровне дохода семьи).

В соответствии с законодательством при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Этот принцип означает, что родителям (законным представителям) следует предоставлять достоверные и неискаженные, полные и соответствующие действительности персональные данные.

Согласие на их обработку персональных данных

Перечень персональных данных, которые указываются в заявлении о приеме в школу, указан в Приказе Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. № 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования». К таким данным относятся: фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии) ребенка; дата и место рождения ребенка; фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии) родителей (законных представителей) ребенка; адрес места жительства ребенка, его родителей (законных представителей); контактные телефоны родителей (законных представителей) ребенка. Примерная форма заявления размещается школой на информационном стенде и (или) на официальном сайте школы в сети «Интернет».

Для приема в школу родителям (законным представителям) детей необходимо предоставить и иные данные. В частности, родители (законные представители) детей, проживающих на закрепленной территории, для зачисления ребенка в первый класс дополнительно предъявляют оригинал свидетельства о рождении ребенка или документ, подтверждающий родство заявителя, свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документ, содержащий сведения о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории.

Родители (законные представители) детей, не проживающих на закрепленной территории, дополнительно предъявляют свидетельство о рождении ребенка. Родители (законные представители) детей, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, дополнительно предъявляют документ, подтверждающий родство заявителя (или законность представления прав ребенка), и документ, подтверждающий право заявителя на пребывание в Российской Федерации.

Обработка персональных данных может осуществляться исключительно с согласия субъекта персональных данных. Согласно законодательству субъект персональных данных — родители (законные представители) обучающихся — принимает решение о предоставлении персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.

Правила обработки персональных данных обучающихся регламентируются локальным нормативным актом школы. Помимо информации о составе персональных данных, собираемых школой, порядка их сбора, должны быть определены обязанности работников администрации школы, имеющих доступ к персональным данным, а также порядок хранений и защиты сведений от возможного получения их третьими лицами без согласия родителей.

Согласие на обработку персональных данных должно быть сформулировано полно и конкретно и не вызывать у родителей неоднозначного понимания условий обработки персональных данных.

В форму согласия на обработку персональных данных рекомендуется включить все действия с информацией о ребенке, которые содержатся в законодательстве. При этом не нужно менять формулировки, а слово в слово воспроизвести положение закона в согласии на обработку персональных данных.

К таким действиям относятся: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

Допустим, школа планирует провести исследование, для участия в котором необходимо обезличить персональные данные учеников (вместо фамилии, имени и отчества указать соответствующие коды), но при этом окажется, что во время приема согласие родителей (законных представителей) детей на обезличивание персональных данных не было запрошено.

С одной стороны, ничего не мешает школе обратиться к родителям с просьбой подписать новое согласие на обработку персональных данных, объяснив необходимость участия в исследовании целями образовательного процесса. С другой стороны, если школа осуществит обезличивание данных без согласия родителей (законных представителей) есть риск, что такие действия будут квалифицированы как обработка персональных данных без письменного согласия. За данное административное правонарушение (статья 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях) предусмотрены достаточно высокие штрафы: от 10 до 20 тысяч рублей для должностного лица и от 15 до 75 тысяч рублей для образовательной организации.

Таким образом, включив абсолютно все предусмотренные законодательством действия с персональными данными школа сможет избежать конфликтов и с родителями, и с законом.

Согласие на обработку персональных данных подписывается родителями при приеме ребенка в образовательную организацию, одновременно с заявлением о приеме и передачей документов, предусмотренных Порядком приема граждан на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования (приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. № 32).

Фото и видео с изображением ученика

Особый случай — использование изображений обучающихся. Пока не выработана однозначная позиция, относится ли фотография или видеозапись с изображением лица к персональным данным. Однако необходимо помнить, что изображение человека находится под особой защитой.

Статьей 152.1 Гражданского кодекса Российской Федерациипредусмотрена правовая охрана изображения гражданина как нематериального блага. Таким образом, каждый гражданин вправе запретить получение своего изображения или записи видео с его изображением.

На практике нередко встречаются случаи, когда родители запрещают осуществлять фото- и видеосъемку открытых уроков и школьных праздников, либо опубликовывать изображение ребенка на официальном сайте школы. Данные действия могут быть расценены как обработка персональных данных, что в случае возникновения конфликта может привести к привлечению образовательной организации и ее должностных лиц к гражданской или административной ответственности. В то же время получение дополнительных согласий родителей перед каждым школьным мероприятием всегда сопровождается трудностями для администрации школы.

С учетом этого рекомендуется включать разрешение на опубликование фотографий и видеозаписей с изображением обучающегося в открытых источниках в согласие на обработку персональных данных. Это особенно важно, если такие фотографии и видеозаписи позволяют идентифицировать ребенка.

Трансграничная передача персональных данных

На многих родителей эта фраза наводит страх. Однако в современных условиях международной кооперации такая практика является обычной. Несложно себе представить сотрудничество российских и иностранных школ, участие детей в международных конкурсах, олимпиадах или программах обмена, либо выезд школьников за рубеж для обучения в языковой школе. Все эти мероприятия, так или иначе, сопровождаются необходимостью передачи персональных данных.

Законодательство в настоящее время не требуют включения в согласие на обработку персональных данных согласия на трансграничную передачу данных в страны, являющиеся участницами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных 1981 года. Например, при направлении обучающихся во Францию, являющуюся подписантом соответствующей Конвенции Совета Европы, не нужно запрашивать согласие на передачу персональных данных.

В то же самое время возможна передача данных в государства, которые не являются участниками упомянутой Конвенции. Перечень таких стран, в которых гарантируется обеспечение требуемой защиты данных, устанавливается Правительством Российской Федерации. К таким странам относятся, к примеру, Австралия, Израиль, Канада, Новая Зеландия, Швейцария и некоторые другие.

Таким образом, при направлении обучающихся за рубеж администрация школы должна удостовериться, обеспечивается государством принимающей стороны адекватная защита персональных данных.

Передача персональных данных детей в зарубежные страны при соблюдении требований законодательства не является экстраординарным событием. Источником обеспокоенности родителей в данном случае являются недостаточно корректные сообщения средств массовой информации и неточное понимание законодательства о персональных данных.

Проведение научных исследований в школе

Нередко школам поступают предложения принять участие в исследованиях, например, образовательных результатов обучающихся или оценки школьного климата. Для школы это уникальная возможность получить обратную связь и объективно оценить свою деятельность, а также установить новые институциональные партнерства.

Тем не менее, и такие исследования достаточно часто вызывают сомнения у родителей на предмет правомерности использования персональных данных детей.

Условие о проведении исследований в целях улучшения образовательного процесса, например, в целях диагностики и оценивания прогресса обучающихся, также рекомендуется включать в согласие на обработку персональных данных.

Сами исследователи редко имеют доступ к персональным данным детей. Как правило, такие исследования (чаще это опросы и тестирования) проводят сами учителя. Результаты исследований передаются в обезличенном виде, что не позволяет идентифицировать конкретного участника опроса.

Персональные данные используются исключительно в интересах ребенка для помощи учителю в выстраивании системы работы с детьми. Безусловно, при получении согласия родителей на участие их детей в исследованиях важен неформальный подход: разъяснение содержания и значения таких исследований позволит убедить родителей в их важности и для ребенка, и для школы.

Отказ от предоставления персональных данных

Мы достаточно часто слышим об опасениях родителей за персональные данные их детей и сомнения в должной обработке образовательными организациями. Многие при поступлении в школу даже отказываются предоставлять подобную информацию.

Некоторым родителям кажется, что отказ от предоставления персональных детей не ограничивает их права на получение образования. С одной стороны, да, это так. Ребенок может посещать школу и реализовывать образовательную программу. С другой стороны, такой отказ блокирует участие обучающегося в прохождении государственной итоговой аттестации (ГИА и ЕГЭ), поскольку информация о нем не будет внесена в государственную информационную систему итоговой аттестации. Кроме этого, невозможно получение аттестата об основном общем или среднем общем образования. Формы этих документов не предусматривают их выдачи в обезличенном виде. Порядок заполнения аттестатов предписывает указывать фамилию, имя и отчество лица, завершившего обучение.

Наконец, в случае отказа родителя дать согласие на обработку персональных данных ребенка ограничивается его право участвовать в олимпиадах, конкурсах и иных мероприятиях, в которых предусматривается идентификация участника.

Согласие на обработку персональных данных должно максимально подробно информировать родителя ребенка, поступающего в школу, о целях и действиях по обработке его персональных данных. На школе лежит важная задача разъяснения положений законодательства о персональных данных в случае возникновения у родителей каких-либо вопросов. Безусловно, это не обязанность школы, однако отсутствие недопонимания при подписании согласия на обработку персональных данных обеспечит отсутствие конфликтов в будущем.